Montar una agencia de viajes en Camas

Cómo montar. Cuánto cuesta abrir. Requisitos. Ideas. Maquinaria. Ayudas y subvenciones. Precio de licencia de apertura. Etc.

¿Cómo montar una agencia de viajes en Camas?

Cómo montar negocio

Negocios rentables

Licencia de apertura

Crear empresa

Cuánto cuesta abrir

Ideas de negocios

Traspaso de actividad

Ayudas Subvenciones

Requisitos para abrir una agencia de viajes

Entre los requisitos básicos para abrir una empresa de este tipo está, precisamente, que se acople a lo que la normativa entiende por una agencia de viajes. Esto es, negocios entre cuyas actividades se encuentran
• Mediar en la compra y reserva de billetes en medios de transporte, hoteles y alojamientos o actividades turísticas.
• Organizar y vender viajes combinados, es decir, paquetes que incluyen al menos dos de los siguientes tres elementos: transporte, alojamiento y servicios turísticos.
• Vender y organizar los denominados tours o excursiones de un día.
• Ofrecer otro tipo de servicios que estén dentro de su sector de actividad según la normativa actual.

Asimismo, para desempeñar su actividad de forma eficaz, las agencias de viajes también pueden ofrecer otro tipo de servicios a sus clientes. Entre las responsabilidades de una agencia de viajes también pueden estar:

• Intercambio de divisas.
• Promoción de información para turistas y viajeros.
• Gestión de equipajes.
• Suscripción de pólizas de seguros de viaje.
• Puesta a disposición de autobuses, trenes, aviones, barcos y otros medios de transporte.
• Alquiler de coches, minibuses, furgonetas u otro tipo de vehículos terrestres, con o sin conductor.

Estudio de mercado Plan de Viabilidad

El primer paso para abrir una agencia de viajes es realizar un análisis de mercado y elaborar un plan económico de viabilidad.
El estudio de las variables del mercado es imprescindible para saber el contexto en el que se va a crear la agencia, y poder elegir el mejor escenario posible.

Entre las variables que hay que estudiar están:

• Ubicación de la agencia: ¿Es una zona con mucha afluencia de público? ¿Está en una zona comercial o transitada? ¿Situada en una ciudad o localidad en expansión? ¿Cómo está el precio para la compra o alquiler del local? ¿Cuentas con buenos accesos y zonas de aparcamiento cercanas?
• Competencia: está claro que es un sector donde la competitividad es alta. Será raro que seas la única agencia de viajes en tu entorno. En todo caso, debes analizar qué ofrecen tus rivales y qué demandas no satisfechas tienen los turistas o viajeros.
• Clientes: la mayoría de agencias ofrecen paquetes de viajes para todo tipo de clientes: lunas de miel para parejas jóvenes, viajes o cruceros para matrimonios de mediana edad, turismo aventura u ofertas para la tercera edad. Sin embargo, conocer mejor al público de la zona ayuda a hacer especial hincapié en determinados paquetes que pueden tener más salida.
• Contexto socioeconómico: ¿Cuál es el poder adquisitivo de los clientes? ¿Es un buen momento para invertir en este tipo de negocio o la gente estará más preocupada por otras necesidades más básicas?

Con el análisis de estas variables en la mano será mucho más fácil decidir el tipo de agencia turística que quieres abrir. Las principales opciones son:

• Agencia de viajes minorista: ofrecen los paquetes de viajes que proporcionan las mayoristas.
• Agencia mayorista: organizan paquetes de viajes que luego se ofrecen en las minoristas (suelen trabajar con varias a la vez).
• Mayoristas-minoristas: realizan ambas funciones, se encargan de crear los paquetes de viajes y de ofrecerlos.

Ahora, seguro que una de las cuestiones que más te importan es el dinero. ¿Cuánto cuesta abrir una agencia de viajes?

La inversión para abrir una agencia de viajes es parecida a la de muchos otros negocios

• Gastos establecimiento: trámites de constitución de sociedad pago de tasas municipales, seguros, etc unos 3.500 – 5.000 euros.
• Obras de acondicionamiento del local: 4.500 euros.
• Alquiler del local: 2.000 euros. Puede variar dependiendo del tamaño y ubicación. Asimismo, también se podría comprar el local o ya disponer de uno en propiedad.
• Mobiliario: 3.000 euros.
• Equipos y programas informáticos: 4.000 euros.
• Otros: 1.000 euros
• Acuerdos con agencias mayoristas, servicios de transporte, hoteles, etc: depende de las condiciones.
• Sueldos de agentes de viajes, personal de limpieza, etc.

También está la opción de abrir una agencia de viajes online, que resulta bastante más barato. Por ejemplo, ahorrarás en licencias y permisos de obras, mobiliario o alquiler del local.

Sin embargo, si hay algo que puede echar para atrás es la necesidad de depositar una fianza antes de que el negocio eche a andar. Esta fianza es de 120.202,42 euros para las agencias de viajes mayoristas, 60.101,21 euros para las minoristas y 180.303, 63 euros para las combinadas.

Elegir la forma jurídica

Dada la envergadura como empresa de una agencia de viajes y de la fianza que se necesita para montar una, lo más habitual es que estén formadas por varios socios y que se constituyan como Sociedad Limitada.

Algunas de las más grandes del mundo puede que tengan otra forma jurídica, por ejemplo Sociedad Anónima, pero ya se trata de empresas con un volumen de negocio muy grande.

Instalaciones y equipo necesario en una agencia de viajes

En una agencia turística online no será necesario disponer de un establecimiento físico. Pero si quieres tener oficinas presenciales, las instalaciones han de cumplir una serie de requisitos.

Local, mobiliario y equipo

Ya hemos comentado que uno de los puntos fundamentales del local es que esté bien ubicado, en una zona con tránsito o donde no haya demasiada competencia (y si es ambas cosas mejor). Además, debe estar debidamente señalizado, con su rótulo y placa identificativa.
Dentro del local, es importante contar con una serie de zonas diferenciadas:

Escaparate y entrada al local

Es una zona con gran importancia en las instalaciones de una agencia de viajes. ¿Cuántas veces has visto a gente parada delante del escaparate de una agencia viendo los precios de los viajes? Es importante actualizar el display para mostrar las mejores ofertas y precios disponibles en cada momento, así como los destinos más solicitados por los usuarios.

Zona de recepción

Es un área opcional. La mayor parte de agencias de viajes atienden directamente a los usuarios o le hacen esperar su turno en el área de atención al cliente. Pero algunas también tienen su propia sala de espera, con sillas o sofás mesas, revisteros, etc.

Área de atención al cliente

Es donde se encuentran los comerciales que tratarán cara a cara con el cliente. Este departamento contará con el siguiente equipamiento:
• Mesas, sillas, archivadores, ordenadores, teléfonos, etc.

Área de descanso

Es una zona de uso exclusivo para trabajadores, donde pueden comer o tomarse sus descansos. Estarán equipadas con lo necesario para resultar acogedores y útiles: mesas amplias, sillas, dispensadores de agua, cafetera, microondas, etc.

Almacén

Es el área en la que se guardan aquel material que se usa en el día a día en la oficina. También sirve para guardar otro tipo de utensilios, por ejemplo de limpieza.

Baños

Al menos debe haber un baño para empleados, con inodoro, lavabo, secador de manos, papelera y espejo.

Más equipamiento

Además de lo citado, también es interesante contar con otra serie de equipamiento:
• Sistema de calefacción y aire acondicionado.
• Máquina expendedora.
• Máquinas de café o de suministro de agua
• Elementos decorativos, como cuadros de ciudades o destinos turísticos apetecibles.
• Stands con folletos publicitarios y revistas de viajes.

Administración y gestión de una agencia de viajes

Para administrar una agencia de viajes con éxito es imprescindible tener en cuenta una serie de obligaciones y requisitos. Todo turista sabe que durante su viaje se puede producir algún contratiempo, lo importante es que la agencia esté preparada para hacer frente a estos posibles problemas.

Tareas y procesos

Para que una agencia de viajes funcione correctamente es necesario contar con una serie de departamentos que trabajen “codo con codo” y de forma consensuada. Para ello, es necesario contar con departamentos que se encarguen de diferentes tareas.

Elaborar los paquetes turísticos

La elaboración de paquetes turísticos cuenta con varias fases diferenciadas:

• En primer lugar, se estudia el perfil del cliente para saber cuáles son sus gustos o demandas
• Después, se analiza la oferta de la zona. ¿Qué actividades piensas ofrecer? Por ejemplo, si los turistas quieren conocer una ciudad es aconsejable ofrecer visitas a museos o monumentos importantes. Por contrario, si es un turista con carácter más aventurero se puede optar por actividades al aire libre, visitas a parques naturales, etc.
• El siguiente paso es definir el itinerario y los servicios, esto es, el recorrido que van a hacer los visitantes durante su estancia. ¿Vas a ofrecer visitas programadas o solo tienes pensado incluir viaje y alojamiento para dejar a los turistas que vayan más por libre?

En función del análisis de estas variables tienes distintas opciones para diseñar paquetes de viajes:

Según las actividades programas:

• Estáticos: el viajero tiene todas sus actividades programadas
• Dinámicos: permiten al visitante ir más por libre.

Según la duración del viaje:

• Cortos: viajes de un día o de fin de semana
• Medianos: de 3 a 10 días
• Largos: de 10 o 15 días en adelante.

Según la categoría de los servicios:

• De lujo: con servicios destinados a clientes de alto poder adquisitivo.
• Estándar: para familias o turistas de clase media.
• Low cost: ideales para estudiantes, o personas jóvenes sin demasiados ingresos, en los que lo más importante es la economía.

Administración de la agencia

Es el área o departamento encargado de realizar las gestiones económicas, financieras y administrativas pertinentes. Es decir, vela por el buen funcionamiento de la empresa a nivel interno. Entre las funciones a realizar están:

• Cumplir con las obligaciones tributarias o fiscales.
• Buscar, almacenar y organizar la información y documentación importante.
• Atender las consultas de clientes, ya sea a través del teléfono, correo electrónico o de forma presencial.
• Recibir a los clientes en las oficinas de la agencia.
• Acopio de material y suministros, es decir, todo lo que la oficina necesita para el trabajo del día a día. Incluye el trato con proveedores, seguimiento de pedidos, etc.
• Agilizar las comunicaciones con proveedores o clientes, ya sea el envío de emails, cartas, facturas, etc.
• Gestionar a los empleados: nóminas, contratos, recursos humanos. etc.

Acciones comerciales

• Analizar el entorno, la situación económica de los consumidores, sus gustos y preferencias.
• Elaborar paquetes turísticos acorde a los análisis y estudios realizados.
• Crear campañas publicitarias, promocionar la agencia y sus ofertas. Se suele dejar en manos de agencias externas.

Atención al cliente

• Comunicar las ofertas y promociones a los clientes.
• Asesoramiento turístico
• Resolución de dudas.
• Incorporar la nueva INFO que proporcionen los clientes a la empresa.
• Realizar un seguimiento post venta.

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